Есть много причин отслеживать расходы. Из этих записей вы получаете четкое представление о финансовом состоянии вашей компании. Во-вторых, ведите точный учет расходов, чтобы вы могли защитить себя в случае проверки. Вы должны начать, если вы еще этого не сделали. Владельцам бизнеса следует подумать об инвестировании в книгу учета расходов. Возможно, вы сможете сэкономить на своих налогах, если будете отслеживать свои расходы. Для подтверждения каждого вычета вам нужно будет хранить квитанции и документацию. Организуйте поступления и расходы для упрощения подготовки к налогообложению, используя эти советы.
Ежемесячные обновления — хорошая идея.
Регулярное ведение квитанций и расходов поможет вам не отставать от них. Таким образом, вы не будете сидеть в налоговое время, чтобы подать свои налоги и узнать, что вам нужна документация, которая датируется месяцами. Чтобы упростить поиск квитанций и документов, приобретите папки с цветовой маркировкой для их хранения. Вы можете найти следующие папки:
Расходы на дом и офис:
Вы должны хранить квитанции, счета за электроэнергию, газ и воду, проекты ремонта, технического обслуживания и реконструкции дома, а также счета за телефон и Интернет.
Пробег и расходы на транспортные средства:
Сведения о ремонте и техническом обслуживании транспортных средств; квитанции о лицензировании, регистрации и ремонте транспортных средств; шины; и выписки, связанные со счетами аренды или аренды.
Расходы на образование:
Такие расходы, как учебники, плата за обучение и плата за обучение.
Расходы по уходу за ребенком:
Платежные квитанции по уходу за ребенком с вашего рабочего счета; квитанции по уходу за детьми, когда вы занимались благотворительностью.
Расходы на здравоохранение:
Личные расходы, связанные с медицинским страхованием; страховые взносы.
Дополнительные расходы:
Пожертвования времени, услуг и денег. Сборы за переезд, налоги и инвестиционные расходы, униформа, стирка или химчистка рабочей униформы, деловые принадлежности (ручки и бумага). Следующие расходы (переезд, неоплачиваемые сотрудники и налоговое / инвестиционное планирование) могут быть вычтены в качестве детализированных вычетов в течение 2017 налогового года, если они превышают 2 процента вашего налогооблагаемого дохода. Эти 2-процентные вычеты больше не применяются к налоговым годам, начинающимся после 2018 года, если только они не являются коммерческими расходами. Вычет этих расходов разрешен в некоторых штатах, таких как Калифорния.
Проверьте, нет ли утерянных квитанций в вашем кошельке или сумке (и разложите их в правильной папке), чтобы убедиться, что все ваши вычеты учтены.
Поддержание порядка и упорядочивание документации в течение всего налогового сезона позволяет управлять вашей рабочей нагрузкой. Кроме того, у вас есть возможность делать выделенные курсивом заметки в своих квитанциях о соответствующих встречах с клиентами, например, с теми, с которыми вы встретились на предстоящем обеде power, которые будут вычтены, пока детали еще свежи в вашей памяти.
Резервные копии следует хранить как на бумажных, так и на электронных устройствах.
Несмотря на то, что бумажные квитанции необходимы для документирования ваших расходов, квитанция может со временем потеряться, повредиться или исчезнуть. Сохраняйте цифровую копию расходов и квитанций, чтобы защитить их. Просто выполните следующие действия:
- Хранить квитанции в электронном виде так же просто, как сканировать их и сохранять в виде изображений или PDF-файлов, или вы можете попросить отправить их вам по электронной почте
- Квитанции об аренде должны храниться в электронном виде
- Счета за коммунальные услуги в формате PDF
Проверяйте свою электронную документацию во время регулярных проверок, чтобы узнать, есть ли у вас цифровая копия всех квитанций, прежде чем хранить какие-либо долгосрочные документы.
Самый простой способ документировать расходы
Подумайте о том, чтобы отслеживать свои ежедневные расходы на ходу, если вам не нравится проводить вечер, просматривая квитанции. Во время ежемесячной налоговой проверки просто импортируйте и упорядочивайте свои квитанции на основе цифровой резервной копии, созданной вами в торговой точке.
Организация и хранение квитанций с фотографиями возможны с помощью некоторых приложений для составления бюджета, таких как Mint. Воспользуйтесь функцией отслеживания расходов в вашем программном обеспечении или приложениях для составления бюджета, если вы хотите отслеживать свои расходы, подлежащие вычету.
Сделайте резервную копию вашей информации
К сожалению, даже самая тщательно продуманная и организованная система хранения может выйти из строя не по вашей вине – потеря телефона, сбой ноутбука, поломка жесткого диска, пожар или наводнение могут уничтожить все записи. Если произойдет сбой с вашим жестким диском или программным обеспечением, вы будете защищены регулярным резервным копированием в облаке. Очень важно знать больше о франшизном решении, чтобы упростить платежи домовладельцев.
Финал:
Ежемесячная таблица в Microsoft Excel или Google Sheets может быть простым и эффективным способом отслеживания ваших расходов. Чашка кофе, бутылка воды или батарейки — вот несколько примеров небольших, незначительных покупок. В вашем трекере расходов должны быть указаны все ваши расходы.
Если у вас есть кредитные карты, рекомендуется создать отдельную таблицу для покупок по кредитной карте. Вы должны вести лист для отслеживания операций с дебетовой картой и наличными, а второй — для записи покупок по кредитной карте. В одной электронной таблице вы можете создать новую вкладку для каждой, но будьте осторожны, отслеживая каждую из них отдельно. На вкладке «Расходы» есть раздел «Сводка», в котором вы можете объединить оба итога.
Помимо прямых расходов, включая арендную плату и коммунальные услуги, вам необходимо включить косвенные расходы. Вы можете вычесть часть этих расходов, если у вас домашний бизнес. В некоторых случаях это также распространяется на транспортные средства. При расчете этих отчислений нет фиксированной процентной ставки. Как правило, ставка определяется коэффициентом распределения. Вы можете узнать больше в нашем руководстве о домашних офисах.Чтобы рассчитать долю бизнеса для вычетов, вы просто применяете процент к косвенным расходам.
Отслеживайте свои бизнес-мили на своих автомобилях. Владельцы Airbnbs и Turo properties также должны отслеживать дни, когда они сдают свою недвижимость в аренду. Проведите измерения вашего домашнего офиса, чтобы определить, что подлежит вычету. Специалисты по налогообложению могут помочь вам определить, какие расходы подлежат вычету, если вы не уверены.